THE HONG LEONG MSIG TAKAFUL BERHAD ("HLM Takaful") NOTICE ON PERSONAL DATA

This Notice on Personal Data is issued pursuant to the requirements of the Personal Data Protection Act 2010 ("PDPA") to all individuals dealing with HLM Takaful ("Relevant Person(s)"), from whom personal data have been and/or may in future be collected. The term "personal data" refers to information relating directly or indirectly to the Relevant Persons from which they can be identified or are identifiable and includes any sensitive personal data and expression of opinion about them.

 

1. Collection of personal data

In order to provide or offer to provide the Relevant Persons with facilities/services/products from HLM Takaful, it is necessary for the Relevant Persons to supply HLM Takaful with personal data on themselves or persons named in the Relevant Persons' application or proposal for the facilities/services/products. Such personal data which may be collected from the Relevant Persons include the Relevant Persons' name, NRIC number/passport number (if the Relevant Person is not a Malaysian), address(es), email address, contact numbers, employment information, financial information, personal information including medical information, information on the Relevant Persons' immediate relatives and personal information about such immediate relatives and where applicable, information on the Relevant Persons' directors, shareholders, authorized signatories or such other persons specified by HLM Takaful in connection with the provision of the facilities/services/products, which includes personal information about such persons.
 
Such personal data may be provided by the Relevant Persons or the Relevant Persons' beneficiary (ies) or may be obtained by HLM Takaful from publicly available sources, from existing HLM Takaful records, from any medical or health professionals or establishments or laboratories, from any credit reference agency or from any other sources as HLM Takaful considers appropriate.

 

2. Consequences of not providing personal data

If the Relevant Persons do not provide the personal data which HLM Takaful has advised as mandatory or required to be given, this may result in HLM Takaful being unable to provide the facilities/services/products applied for or proposed.

 

3. Purpose of collecting personal data

HLM Takaful respects the privacy of the Relevant Persons' personal data and the personal data provided by the Relevant Persons shall be used or processed by HLM Takaful or on its behalf for the following purposes:

1. the daily operation of the takaful services provided to the Relevant Persons including but not limited to:
   1. processing and evaluating the Relevant Persons' applications;
   2. administering and providing services in relation to the takaful products;
   3. investigating and processing claims;
   4. invoicing and collecting contributions; and
   5. contacting the Relevant Persons for any of the above purposes,
2. carrying out matching procedures;
3. ensuring the Relevant Persons’ on going credit worthiness;
4. researching, designing, launching banking, financial, takaful services or related products for the Relevant Persons' use and monitoring the provision, operation and use of such services or products;
5. marketing services (including direct marketing), products, publicity materials and other subjects;
6. determining amounts owed to or by the Relevant Persons;
7. the enforcement of the Relevant Persons' obligations, including without limitation collection of amounts outstanding from the Relevant Persons;
8. complying with the obligations, requirements or arrangements for disclosing and using data that apply to HLM Takaful or that it is expected to comply according to:
   1. any law binding or applying to it within or outside Malaysia existing currently and in future;
   2. any guidelines or guidance given or issued by any legal, regulatory, governmental, tax, law enforcement or other authorities, or self-regulatory or industry bodies or associations of takaful services providers within or outside Malaysia existing currently and in the future;
   3. (any present or future contractual or other commitment with local or foreign legal, regulatory, governmental, tax, law enforcement or other authorities, or self­ regulatory or industry bodies or associations of takaful services providers that is assumed by or imposed on HLM Takaful by reason of its business or other interests or activities in or related to the jurisdiction of the relevant local or foreign legal, regulatory, governmental, tax, law enforcement or other authority, or self­ regulatory or industry bodies or associations;
9. complying with any obligations, requirements, policies, procedures, measures or arrangements for sharing data and information within the Hong Leong Group and/or any other use of data and information in accordance with any group-wide programmes for compliance with sanctions or prevention or detection of money laundering, terrorist financing or other unlawful activities;
10. to enable a party to evaluate any actual or proposed assignment, transfer, participation, sub-participation and/or novation of HLM Takaful's rights and/or obligations;
11. to enable the management, development and administration of HLM Takaful's agency force;
12. provision of reference (status enquiries);
13. to allow HLM Takaful, HLM Takaful's related and/or affiliated companies, service providers and business partners to promote their products and services;
14. for audit and risk management;
15. for any transfer or proposed transfer of any part of HLM Takaful's interests, obligations, business and/or operations;
16. for such other purposes as permitted by applicable law or with the Relevant Person's consent;
17. for evaluation and due diligence purposes;
18. in connection with corporate restructuring or re-organisation including, but not limited to, mergers, acquisitions, divestitures, consolidation, amalgamation, joint ventures, formation of partnerships, voluntary liquidation and takeovers; and
19. for all other purposes incidental and associated with any of the above.

4. Disclosure of personal data

The personal data provided by the Relevant Persons or which will be provided by the Relevant Persons in respect of the facilities/services/products may be disclosed by HLM Takaful to the following parties, within or outside Malaysia:

1. any financial institution granting or intending to grant any credit/financing facilities to the Relevant Persons, the Central Credit Bureau or any other central credit bureau established by Bank Negara Malaysia, Cagamas Berhad, Dishonoured Cheques Information System, Credit Guarantee Corporation Malaysia Berhad, any other relevant authority as may be authorized by law to obtain such information, authorities/agencies established by Bank Negara Malaysia and/or any other person as may be authorised by law or any governmental authority and/or regulatory authority and/or any industry related association;
2. any insurance company, takaful operators, re-insurance company, re-takaful operators, insurance broking company, takaful broking company and any association or federation of insurance companies, takaful operators, re-insurance companies, re-takaful operators, insurance broking companies, takaful broking companies (whether or not based in Malaysia);
3. any person under a duty of confidentiality to HLM Takaful or to companies related to or affiliated to HLM Takaful;
4. companies related to or affiliated to HLM Takaful (whether such company operates in Malaysia or elsewhere);
5. any of Relevant Person's security providers or any party intending to provide security in respect of the facilities/services /products applied for or proposed;
6. HLM Takaful's auditors, solicitors and/or other agents, and to doctors, medical specialists, hospitals and clinics in connection with HLM Takaful's facilities/services/products;
7. HLM Takaful's professional advisers, medical advisors, claims investigators, service providers, nominees, agents, contractors or third party service providers who are involved in the provision of facilities/products/ services to or by HLM Takaful and its related or associated companies;
8. any person or corporation to whom HLM Takaful assigns or proposes to assign, transfers or proposes to transfer, novates or proposes to novate, any part of its interests, obligations, business or operations;
9. any third party financial institutions, insurers, credit card companies, securities and investment service providers;
10. any external service providers (including but not limited to mailing houses, telecommunication companies, telemarketing and direct sales agents, call centres, data processing companies and information technology companies) that HLM Takaful engages for the purposes set out in paragraph 3(e) above;
11. any nominee, trustee, co-trustee, centralised securities depository or registrar, custodian, estate agent, solicitor or other person who is involved with the provision of services or products by a member of the Hong Leong Group to that Relevant Person;
12. any credit reference agency or debt collection agencies
13. any person to whom HLM Takaful is required by applicable legal, governmental or regulatory requirements to make disclosure; or to any other person reasonably requiring the same in order for HLM Takaful to carry out the activities set out in the above purposes.

5. Accuracy of personal data

To help HLM Takaful provide a better service to the Relevant Persons, please ensure that the personal data of such Relevant Persons such as contact details, including the Relevant Persons' home and office addresses, contact numbers (including mobile numbers), email address and other details registered with HLM Takaful are up to date.

 

6. Right to access and correct personal data

If the Relevant Persons wish to request for access to or correction of the Relevant Persons' personal data held by HLM Takaful, please contact HLM Takaful by:

1. accessing HLM Takaful's website at www.hlmtakaful.com.my;
2. forwarding the Relevant Persons' request to HLM Takaful's Data Protection Officer at +603 76502335 (telephone number), +603 76206730 (Fax Number) or by way of email to ReachUs@takaful.hongleong.com.my

Any inquiries or complaints should also be addressed to the Data Protection Officer.
 

7. Other information

If the Relevant Person does not want HLM Takaful to use his/her personal data in direct marketing as described above, please notify HLM Takaful in writing. No fee will be charged.
 
HLM Takaful may amend this Notice on Personal Data at any time by way of notification at the HLM Takaful website or such other appropriate means as determined by HLM Takaful.

 

NOTIS DATA PERIBADI HONG LEONG MSIG TAKAFUL BERHAD {"HLMTakaful")

Notis mengenai Data Peribadi dikeluarkan selaras dengan keperluan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 ("PDPA") kepada semua individu yang berurusan dengan HLM Takaful ("Orang Relevan"), yang data peribadi telah dan/atau mungkin akan dikumpulkan pada masa depan. lstilah "data peribadi" merujuk kepada maklumat yang berkaitan secara langsung atau secara tidak langsung kepada Orang Relevan dari mana mereka boleh dikenal pasti dan termasuklah apa-apa data peribadi sensitif dan ungkapan pendapat tentang mereka.
 

1. Koleksi data peribadi

Dalam usaha untuk menyediakan atau menawarkan untuk menyediakan kemudahan / perkhidmatan / produk daripada HLM Takaful kepada Orang Relevan , adalah perlu bagi Orang Relevan untuk membekalkan HLM Takaful dengan data peribadi tentang diri mereka sendiri atau orang yang dinamakan dalam permohonan atau cadangan Orang Relevan untuk kemudahan / perkhidmatan / produk . Data peribadi yang mungkin dikutip dari Orang Relevan termasuk nama Orang Relevan, nombor kad pengenalan / pasport (jika Orang Relevan bukan warganegara Malaysia ), alamat, alamat e-mel, nombor telefon, maklumat pekerjaan , maklumat kewangan, maklumat peribadi termasuk maklumat perubatan, maklumat mengenai saudara-mara terdekat Orang Relevan dan maklumat peribadi tentang saudara-mara terdekat itu dan jika berkenaan, maklumat mengenai pengarah, pemegang saham , penandatangan yang diberi kuasa Orang Relevan atau mana-mana orang lain yang ditentukan oleh HLM Takaful berkaitan dengan peruntukan kemudahan / perkhidmatan / produk, termasuk maklumat peribadi mengenai orang-orang tersebut. Data peribadi tersebut mungkin akan dibekalkan oleh Orang Relevan atau waris Orang Relevan atau boleh didapati oleh HLM Takaful daripada sumber-sumber yang boleh didapati secara umum, daripada rekod HLM Takaful yang sedia ada, dari mana-mana professional kesihatan atau pertubuhan atau makmal, daripada mana-mana agensi rujukan kredit atau dari mana-mana sumber lain yang HLM Takaful fikirkan sesuai.
 

2. Akibat tidak menyediakan data peribadi

Jika Orang Relevan tidak memberikan data peribadi yang HLM Takaful telah nasihatkan sebagai wajib atau yang perlu diberikan, ini boleh mengakibatkan HLM Takaful tidak dapat menyediakan kemudahan / perkhidmatan / produk yang dipohon atau dicadangkan.
 

3. Tujuan pengumpulan data peribadi

HLM Takaful menghormati kerahsiaan data peribadi Orang Relevan dan data peribadi yang diberikan oleh Orang Relevan akan digunakan atau diproses oleh HLM Takaful atau bagi pihaknya bagi maksud yang berikut :

1. operasi harian perkhidmatan insurans yang diberikan kepada Orang Relevan termasuk tetapi tidak terhad kepada:
   1. pemprosesan dan menilai permohonan Orang Relevan;
   2. memberikan dan menyediakan perkhidmatan yang berkaitan dengan produk insurans;
   3. menyiasat dan memproses tuntutan;
   4. invois dan mengutip sumbangan; dan
   5. menghubungi Orang Relevan untuk apa-apa maksud yang tersebut di atas,
2. menjalankan prosedur "matching";
3. memastikan kepercayaan kredit berterusan Orang Relevan;
4. penyelidikan, merekabentuk , melancarkan perbankan, kewangan, perkhidmatan insurans atau barangan yang berkaitan untuk kegunaan Orang Relevan dan memantau peruntukan, operasi dan penggunaan perkhidmatan atau produk itu;
5. perkhidmatan pemasaran (termasuk pemasaran langsung), produk, bahan bahan publisiti dan perkara lain;
6. menentukan amaun yang terhutang kepada atau oleh Orang Relevan;
7. penguatkuasaan kewajipan Orang Relevan, termasuk tanpa had koleksi jumlah tertunggak daripada Orang Relevan;
8. mematuhi kewajipan, keperluan atau perkiraan bagi mendedahkan dan menggunakan data yang berkenaan dengan HLM Takaful atau yang dijangka mematuhi mengikut:
   1. mana-mana undang-undang mengikat atau yang berkenaan kepadanya di dalam atau di luar Malaysia yang sedia ada pada masa ini dan pada masa hadapan;
   2. apa-apa garis panduan atau panduan yang diberikan atau dikeluarkan oleh mana­ mana penguatkuasaan undang-undang, peraturan, kerajaan, cukai atau pihak berkuasa lain atau badan-badan kawal selia sendiri atau industri atau persatuan pembekal perkhidmatan insurans dalam atau di luar Malaysia yang sedia ada pada masa ini dan pada masa akan datang;
   3. apa-apa komitmen atau kontrak yang ada pada masa sekarang ini atau pada masa hadapan dengan penguatkuasaan undang-undang, peraturan, kerajaan, cukai atau pihak berkuasa lain atau badan-badan kawal selia sendiri atau industri atau persatuan pembekal perkhidmatan insurans tempatan atau asing yang dikenakan ke atas HLM Takaful oleh sebab perniagaannya atau kepentingan lain atau aktiviti­ aktiviti yang berkaitan dengan bidang kuasa peraturan, kerajaan, cukai, penguatkuasaan undang-undang atau pihak berkuasa lain, atau badan-badan atau persatuan kawal selia sendiri atau industri yang berkaitan, sama ada tempatan atau asing;
9. mematuhi apa-apa kewajipan, keperluan, dasar, prosedur, langkah-langkah atau perkiraan bagi perkongsian data dan maklumat di dalam Kumpulan Hong Leong dan / atau mana-mana kegunaan lain data dan maklumat mengikut apa-apa program di seluruh kumpulan untuk mematuhi sekatan atau pencegahan atau pengesanan pengubahan wang haram, pembiayaan keganasan atau aktiviti-aktiviti lain menyalahi undang-undang;
10. bagi membolehkan pihak untuk menilai apa-apa penyerahhakan, pemindahan, penyertaan, sub-penyertaan dan / atau novasi hak dan / atau obligasi HLM Takaful, sama ada sebenar atau yang dicadangkan;
11. bagi membolehkan pengurusan, pembangunan dan pentadbiran tenaga agensi HLM Takaful;
12. peruntukan rujukan (pertanyaan status);
13. untuk membolehkan HLM Takaful, syarikat-syarikat berkaitan dan / atau berkaitan HLM Takaful, pembekal perkhidmatan dan rakan perniagaan untuk mempromosikan produk dan perkhidmatan mereka;
14. untuk audit dan pengurusan risiko;
15. bagi apa-apa pemindahan atau pemindahan yang dicadangkan tentang mana-mana bahagian kepentingan, kewajipan, perniagaan dan / atau operasi HLM Takaful;
16. bagi apa-apa maksud lain sebagaimana yang dibenarkan oleh undang-undang atau dengan keizinan Orang Relevan;
17. untuk tujuan penilaian dan usaha wajar;
18. berkaitan dengan penstrukturan atau penyusunan semula korporat termasuk, tetapi tidak terhad kepada, penggabungan, pemerolehan, penyahlaburan, pengukuhan, penyatuan, usaha sama, pembentukan perkongsian, pembubaran sukarela dan pengambilalihan; dan
19. bagi segala maksud lain yang bersampingan dan berkaitan dengan mana-mana yang tersebut di atas.

4. Pendedahan data peribadi

Data peribadi yang diberikan oleh Orang Relevan atau yang akan disediakan oleh Orang Relevan yang berkenaan dengan kemudahan / perkhidmatan / produk boleh didedahkan oleh HLM Takaful kepada parti-parti berikut, di dalam atau di luar Malaysia :

1. mana-mana institusi kewangan yang memberikan atau berhasrat untuk memberikan apa-apa kemudahan kredit / pembiayaan kepada Orang Relevan, Biro Kredit Pusat atau mana-mana biro kredit pusat yang ditubuhkan oleh Bank Negara Malaysia, Cagamas Berhad, Sistem Maklumat Cek Tidak Sah Laku, Credit Guarantee Corporation Malaysia Berhad, mana-mana pihak berkuasa lain yang berkaitan sebagaimana yang dibenarkan oleh undang-undang untuk mendapatkan maklumat tersebut, pihak berkuasa / agensi yang ditubuhkan oleh Bank Negara Malaysia dan / atau mana-mana orang lain yang diberi kuasa oleh undang-undang atau mana-mana pihak berkuasa kerajaan dan / atau pihak berkuasa kawal selia dan / atau mana-mana persatuan industri yang berkaitan;
2. mana-mana syarikat insurans, pengendali takaful, syarikat insurans semula , pengendali takaful semula, syarikat pembrokeran insurans, syarikat pembrokeran Takaful dan mana-mana persatuan atau persekutuan syarikat-syarikat insurans, pengendali takaful, syarikat insurans semula, pengendali takaful semula, syarikat­ syarikat pembrokeran insurans, syarikat-syarikat pembrokeran takaful (sama ada atau tidak berpangkalan di Malaysia);
3. mana-mana orang di bawah kewajipan kerahsiaan kepada HLM Takaful atau kepada syarikat-syarikat yang berkaitan dengan atau yang bergabung dengan HLM Takaful;
4. syarikat yang berkaitan dengan atau yang bergabung dengan HLM Takaful (sama ada syarikat tersebut beroperasi di Malaysia atau di tempat lain);
5. mana-mana penyedia jaminan Orang Relevan atau mana-mana pihak yang bercadang untuk menyediakan jaminan berkenaan dengan kemudahan / perkhidmatan / produk dipohon atau dicadangkan itu;
6. juruaudit HLM Takaful, peguam cara dan / atau ejen lain, dan doktor, pakar perubatan, hospital dan klinik yang berkaitan dengan kemudahan / perkhidmatan / produk HLM Takaful;
7. penasihat profesional, penasihat perubatan, penyiasat tuntutan, pembekal perkhidmatan, nomini, ejen, kontraktor atau pembekal perkhidmatan pihak ketiga yang terlibat dalam penyediaan kemudahan / produk / perkhidmatan kepada atau oleh HLM Takaful dan syarikat-syarikat berkaitan atau bersekutu dengannya;
8. mana-mana orang atau syarikat yang kepadanya HLM Takaful menyerahhakkan atau bercadang untuk menyerahhak, pemindahan atau bercadang untuk memindahkan, novasi atau bercadang untuk novasi, mana-mana bahagian kepentingan, obligasi, perniagaan atau operasi;
9. mana-mana pihak ketiga institusi kewangan, syarikat insurans, pengendali takaful, syarikat kad kredit, sekuriti dan pembekal perkhidmatan;
10. mana-mana penyedia perkhidmatan luar (termasuk tetapi tidak terhad kepada pusat penghantaran, syarikat-syarikat telekomunikasi, telepemasaran dan ejen jualan langsung, pusat panggilan, syarikat pemprosesan data dan syarikat-syarikat teknologi maklumat) yang HLM Takaful menggaji bagi maksud yang dinyatakan dalam perenggan 3(e) di atas;
11. mana-mana nomini, pemegang amanah, pemegang amanah bersama, depositori sekuriti pusat atau pendaftar, penjaga, ejen hartanah, peguam atau orang lain yang terlibat dengan penyediaan perkhidmatan atau produk oleh salah satu ahli Kumpulan Hong Leong kepada Orang Relevan;
12. mana-mana agensi rujukan kredit atau agensi kutipan hutang;
13. mana-mana orang yang HLM Takaful diwajibkan dibawah undang-undang, kerajaan atau kawal selia yang berkenaan untuk membuat pendedahan kepada; atau kepada mana-mana orang lain yang memerlukan data peribadi untuk menjalankan aktiviti yang dinyatakan dalam tujuan di atas.

5. Ketepatan data peribadi

Untuk membantu HLM Takaful menyediakan perkhidmatan yang lebih baik kepada Orang Relevan, sila pastikan bahawa data peribadi Orang Relevan tersebut seperti butiran kenalan, termasuk alamat rumah dan pejabat Orang Relevan, nombor telefon (termasuk nombor telefon bimbit), alamat e-mel dan lain-lain maklumat berdaftar dengan HLM Takaful adalah terkini.
 

6. Hak untuk akses dan data peribadi yang tepat

Jika orang yang berkaitan ingin meminta akses atau pembetulan data peribadi Orang Relevan yang dipegang oleh HLM Takaful, sila hubungi HLM Takaful dengan:

1. mengakses laman web HLM Takaful di www.hlmtakaful.com.my; atau
2. menghantar permintaan Orang Relevan kepada Data Protection Officer HLM Takaful di +603 76502335 (nombor telefon) atau +603 7620 6730 (nombor faks) atau melalui e­ mel kepada ReachUs@takaful.hongleong.com.my

Sebarang pertanyaan atau aduan juga perlu dialamatkan kepada Data Protection Officer.
 

7. Maklumat lain

Jika Orang Relevan tidak mahu HLM Takaful menggunakan data peribadi beliau untuk pemasaran langsung seperti yang dinyatakan di atas, sila beritahu HLM Takaful secara bertulis. Tiada yuran akan dikenakan.

HLM Takaful boleh meminda Notis Data Peribadi ini pada bila-bila masa melalui pemberitahuan di laman web HLM Takaful atau apa-apa cara yang sesuai yang ditentukan oleh HLM Takaful.